Privacyverklaring Lavivo Seniorenclub

Als Lavivo Seniorenclub leggen we persoonsgegevens vast en dienen we daarom te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring geven we aan welke gegevens wij vastleggen, waar die gegevens staan, waarom wij dat doen, hoe wij de veiligheid van de gegevens beschermen en welke rechten men heeft op inzage en rectificatie.

1.  Gegevensvastlegging/ledenadministratie

Voor het inschrijven als lid van Lavivo Seniorenclub wordt gevraagd een formulier in te vullen. Dit is digitaal beschikbaar op onze website ⁽¹⁾ Naar aanleiding van een inschrijving worden door de secretaris de gegevens (X) in de ledenadministratie vastgelegd. Wij leggen die gegevens vast omdat men lid is van Lavivo Seniorenclub en daardoor wordt geïnformeerd over, en kan deelnemen aan, activiteiten die door of namens ons worden georganiseerd. De volgende tabel geeft aan wie over welke gegevens beschikt:

wie /wat	ledenadmin (ie)	penningmeester	organisator activ (n)	sociaal netwerk
lidnummer	X	P Op	O	S
naam	X	P Op	O	S
roepnaam	X	P Op	O	S
adres	X	P		S
lidnr partner	X	P
telefoon	X	P	O	S
mobiel	X	P	O	S
geboortedatum	X	P		S
email	X	P	O	S
aanvang	X	P
werkhistorie (2)		P
lid of partnerlid	X	P
contributie	X	P
bijdrage activ (n)		Op	O
(dieet)wensen			O

2.  Lidnummer en toegang tot B73.

Leden van Lavivo seniorenclub krijgen een lidnummer. Gevraagd wordt dit te vermelden bij aanmeldingen voor activiteiten en betalingen. Voor activiteiten in het ministeriegebouw is aanmelding vooraf en het tonen van een identiteitsbewijs bij binnenkomst vereist.

3.  Contributie

Leden betalen contributie. Om na te gaan of elk lid zijn contributie heeft betaald en hieraan zonodig te herinneren per email of telefoon ontvangt onze penningmeester elk jaar een overzicht met gegevens (P) van de leden die zijn aangeschreven om hun jaarcontributie te voldoen. Omdat partnerleden een ander contributiebedrag betalen wordt de naam van de partner ook meegeleverd. Het IBAN-rekeningnummer van leden wordt niet door ons vastgelegd. Nieuwe (partner-) leden melden zich vaak in de loop van het jaar. Zij betalen dan voor het resterende deel van het jaar een evenredig deel van de jaarcontributie. De penningmeester krijgt hierover de benodigde gegevens (P).

4.  Activiteiten

Activiteiten zijn onder andere: de maandelijkse soos/nieuwjaarsoos/haringparty, het kerstdiner, de cursussen, de (vrijwel maandelijkse) uitstapjes en de Algemene Leden Vergadering. Om deel te kunnen nemen aan de activiteiten moet men zich per email ⁽³⁾ inschrijven bij de betreffende organisator en daarbij de benodigde gegevens (0) verstrekken. De organisator van een activiteit van ons is altijd een lid van Lavivo Seniorenclub. Als aan de activiteit een eigen bijdrage is verbonden ontvangt de penningmeester de benodigde gegevens (0p). Kort voor aanvang van de activiteit ontvangen de deelnemers per BCC-email een laatste bericht over de activiteit alsmede uitsluitend de (voor) namen van alle deelnemers aan de betreffende activiteit. Er gaan geen deelnemerslijsten naar vervoersbedrijven of locaties waar de activiteit wordt gehouden.

5.  Beveiliging opslag en bewaren

Er zijn passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo heeft alleen de secretaris toegang tot de ledenadministratie en rechten om die te bewerken. Met een door het ministerie verstrekte gebruikersnaam en een zelf bepaald wachtwoord heeft de secretaris toegang tot de email (seniorenclub@minlnv.nl) en de Microsoft office applicaties word en excel. Het ledenbestand wordt vastgelegd in excel. De back-up van het bestand en de informatiebeveiliging vallen onder verantwoordelijkheid van een door het ministerie aangewezen IB-medewerker(s). Per kalenderjaar wordt een lopend ledenbestand aangemaakt met binnen dat bestand een overzicht van nieuwe leden en leden waarvan het lidmaatschap in betreffend jaar wordt beëindigd. Dit is een Excel bestand dat niet wordt uitgeprint. Per jaar wordt de eindstand per 31 december opgeslagen. Het wordt één jaar bewaard voor controle-doeleinden. Daarna worden de persoonlijke gegevens (naam, roepnaam, adres, telefoon, email; geboortedag en -maand) verwijderd. Dit geanonimiseerde bestand wordt bewaard in het historisch archief voor statistische doeleinden. Tijdelijke bestanden en deelnemerslijsten van activiteiten en voor het sociaal netwerk worden opgeruimd, zodra ze niet meer nodig zijn.

6.  Website en ledenlijst

Op de website van Lavivo Seniorenclub staat een verkort ledenbestand. De volgende gegevens staan hier vermeld: naam van zittende leden en eventuele partnerleden, adres, telefoonnummer en email. Om dit bestand te kunnen inzien moet een wachtwoord worden ingegeven, dat de leden dienen aan te vragen bij de secretaris. Het secretariaat van onze “moederorganisatie”. personeelsvereniging LAVIVO beschikt eveneens over een wachtwoord om te checken of deelnemers aan hun activiteiten lid zijn van onze LAVIVO seniorenclub. Onze website maakt geen gebruik van cookies.

7.  Overige gegevensverstrekking

Er worden geen uitdraaien of bestanden van onze leden aan externe partijen verstrekt. Onze commissie sociaal netwerk krijgt periodiek een uitdraai (S) om leden te kunnen benaderen bij ziekte of kroonjaren. Gegevens worden nooit zonder toestemming van betrokkene voor andere doeleinden gebruikt.

8.  Recht op inzage en rectificatie

Leden kunnen een overzicht opvragen van de persoonsgegevens de wij van hen hebben en verzoeken deze aan te passen of te wissen via het formulier in de rubriek Contact van onze website. Als men gegevens die van belang zijn voor het vaststellen en innen van de jaarcontributie zou willen wissen, heeft dit uiteraard tot gevolg dat het lidmaatschap van Lavivo Seniorenclub moet worden beëindigd.

9.  Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u ook op deze manier van deze wijzigingen op de hoogte bent.

⁽¹⁾ Via de link “Wilt u lid worden?”. Op verzoek is het formulier ook via de mail of per post beschikbaar.
⁽²⁾ Werkzaam geweest bij: EZ, EZK, KGG, LNV, EL&I, LVVN, …. Plus eventueel de dienst(en) en/of directie(s).
⁽³⁾ Enkele leden beschikken niet over email. Die ontvangen per post info over belangrijke activiteiten en kunnen zich per post of telefonisch aanmelden.

Deze privacyverklaring is op 30 december 2024 voor het laatst gewijzigd door het bestuur van LAVIVO Seniorenclub.